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某企業銷售管理信息系統開發

作者:dabangsoft
發布時間:2016-7-26

 某企業是一家采用金字塔式組織結構、內部分工簡單、業務流程短促的中小型貿易企業。隨著企業的不斷發展,不僅經營國內品牌產品的銷售,而且為國際上知名品牌代理其產品的銷售。企業經過近幾年的奮斗,業務的范圍已突破原有的地域范圍,形成以總部所在地為中心的省際輻射,業務量和顧客數都擴大到以前的數倍。企業在快速成長的同時,對企業組織結構設計、業務流程的規劃、各種數據存儲和應用提出了新的要求,舊有的模式已不能再適應企業迅速發展的需要。
隨著業務的開展和市場競爭的加劇,企業的高層領導也意識到企業內部管理存在一些問題,信息技術的發展和普及應用給管理者帶來了希望。他們希望通過信息化的建設改變企業的現狀,能對市場機遇做出快速反應,給企業帶來更多的利潤。管理信息系統成功應用的案例使得管理者有信心通過管理信息系統的開發和利用改變企業的管理現狀,使企業得到更好的發展。  

根據初步調查,目前企業擁有少量計算機,大多數工作人員對計算機的操作知識知之甚少,企業沒有采用任何管理信息系統,基本工作大多由人工完成,計算機僅僅進行文字錄入、處理,導致工作繁瑣、重復性大,企業發展滯后。計算機在企業的主要功能停留在核算統計方面,無法應用到各個管理部門,即無法實現數據的共享。企業的業務流程中各個環節幾乎都是手工操作方式,數據量大,使得工作人員工作量大,并且容易出現差錯,效率低下。另外,企業是憑借單據實現部門間的作業順序、業務關系,單據一般由顧客傳遞,使得顧客要在各個部門間奔波,客戶滿意度較差。企業現在的財務部與結算科的職能邊界不清晰,容易造成權責不明確,在銷售分析和核算上容易出現差錯。由于整個業務流程都采用了手工方式,一些供需的信息不能及時的傳給高層管理者,造成信息滯后,不利于決策者進行準確的市場判斷決策,無法適應市場的瞬息萬變。企業現在采用的是金字塔式的組織結構。  

基于上面的企業現狀可知:企業的主要問題是手工操作致使工作效率低下,經濟效益不高。許多繁瑣、經常性、重復性的工作本可以用計算機解決的問題卻困擾著工作人員,浪費了大量的人力、物力和財力。企業規模的不斷擴大,企業業務逐漸增多,各個部門的工作人員工作量就會加大。該企業銷售完產品后,沒有提供相應的售后服務,由于數據處理都由人手工操作,資金方面沒有合理計劃,拖欠款的情況沒有能得到及時有效的控制,影響資金周轉。這樣企業進一步發展和企業目前管理存在的問題的矛盾就會更加激化,企業的發展迫切需要一套管理信息系統幫他解決目前的主要問題以及企業未來發展。在對該公司原系統的運行、實踐進行初步調查,發現原系統計算機的應用只是收集、存儲了不少銷售、倉儲等信息,但都是以WORD 文檔的形式存儲的,其功能僅停留在查詢、統計、打印報表等一般功能,而沒有充分利用其豐富的信息資源為企業服務。在企業領導的支持下,為加強企業營銷管理,開發一個對企業銷售情況進行全面管理的管理信息系統已勢在必行了。  目前,企業還存在這一些管理信息系統開發的有利因素。如企業內部有少數精通計算機硬件的高端人才,為信息系統的管理應用提供了前提;企業還擁有幾十臺計算機以及系統安裝的硬件資源,企業領導和大多數員工的配合支持;系統開發應用潛力很大;系統的應用還可以使工作人員從繁重的工作中解脫出來,改善了企業內部組織管理,使企業內部信息流和物流暢通無阻,提高工作效率和經濟效益,促使企業進一步發展。

銷售管理信息系統是為了適應企業綜合管理的需求,改變企業現有的管理模式,加速企業管理的自動化、標準化和科學化,而建立的一個整體性的銷售操作系統。它可以為各管理層提供可靠的信息,為提高企業各方面的效益服務。系統的總目標是:用信息來支持企業的決策和企業的業務操作,用信息技術實現辦公自動化代替原有手工管理方式,提高業務處理效率。具體如下:  

(1)改變過去手工操作,建立計算機系統操作,更加快捷,做到高效率。公司市場、開票、結算、財務、倉儲等部門全部實現自動化管理

 
 
(2)公司在本系統的支持下,能夠達到合理進貨、及時銷售、庫存量小、減少積壓的目的,尤其是商品存儲這一塊,能夠大大降低公司運作成本,取得最佳效益。
 (3)通過業務的整合和組織結構的調整,提高數據的準確性,避免邏輯的錯誤和人為的錯誤,提高數據的可信度。  
(4)運用分布式的微機網絡,避免以往信箋傳遞時所耗的時間,提高工作的時效和針對性,有助于提高領導的決策,減少失誤。  
(5)能夠及時了解庫存情況和銷售情況。  
(6)通過對市場銷售和市場需求分析,制訂和調整公司銷售計劃。  

為實現上述目標,將系統分為 5 個功能模塊:市場管理模塊、票務管理模塊、結算管理模塊、報表分析模塊、倉儲管理模塊。它是根據各子系統的管理功能來劃分,使得系統分工明確,業務流程清晰,從而優化企業管理,最終為企業帶來良好的經濟效益。  
(1)市場管理:制定相應的產品價格,產生報價單,并為客戶提供相應的服務。
 (2)票務管理:操作人員是根據訂購單開出發票(包括退貨發票),并把訂購單分類存儲。
(3)結算管理:根據開出的發票和訂單,進行結算并編制銷售報表。
(4)報表分析管理:根據銷售報表和銷售計劃進行銷售分析。  
(5)倉儲管理:根據發票和出庫通知填寫出庫單,登記庫存并形成庫存賬,月末產生庫存報表。 


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